Zeiterfassung FINK-Zeit

Unser derzeit verwendetes Auftragsbearbeitungsprogramm ist schon seit 2007 bei uns in Verwendung und wird nur mehr 1 Jahr vom Hersteller unterstützt.

Wir haben daher ein neues EDV-System ausgewählt, dass wir im Herbst/Winter 2020/2021 installieren werden. 

Ein Bestandteil dieses Systems war und ist die mobile Zeiterfassung in der Auftragserfassung mittels unserer Windows-Tablet-PCs. Hier konnten wir allerdings die Zeiten nicht direkt in die Auswertungen übernehmen, sondern mussten die von euch gestempelten Zeiten mühsam in ein anderes (noch älteres) Programm übertragen und dann mit einer weiteren (selbst programmierten) Anwendung auswerten.

Das war weder effizient noch sinnvoll, da die Abrechnung jeweils mehrere Tage gedauert hat und die Übersichtlichkeit gefehlt hat; so mussten Mehr-, und Überstunden, Zeitausgleich, Urlaube, etc. händisch in diversen Listen geführt werden, die zeitlich nie aktuell waren.

Da wir für das neue Programm sowieso eine neue Lösung benötigen, haben wir von einem renommierten Anbieter von Zeitsoftware (FINK-Zeit) eine Lösung installiert, die nicht mehr einen eigenen PC benötigt, sondern mittels Handy gebucht werden kann. Am Handy wird nichts installiert oder gespeichert. So kann in Zukunft nicht nur die Zeiterfassung, sondern können ab Herbst/Winter vom eigenen Handy aus auch die Arbeitsscheine erfasst werden.

Der Vorteil ist, dass wir nur mehr 1 System für die Zeiterfassung haben (statt bisher 3), dass die Abrechnung schneller und effizienter geht und dass sowohl wir in der Zentrale und auch ihr am Handy immer die aktuellsten Stände der Überstunden und der Urlaube bzw. Zeitausgleiche abrufen könnt.

Die FINK-Zeit steht für Tests bereit und haben wir für euch alle Internetzugänge am System angelegt und freigeschaltet, sodass ihr schon Testbuchungen durchführen könnt. Diese werden noch nicht für die Abrechnungen herangezogen. Geplant wäre gewesen, für den  nächsten Abrechnungszeitraum ab 23.3.2020 mit echten Stempelungen zu arbeiten.

Die Zugänge sind jeweils die Anfangsbuchstaben eures Vornamens + Nachnamens (Kleinschrift) und als Passwort ebenfalls die Anfangsbuchstaben und anschließend 1234, zB. pw / pw1234. Beim ersten Login ist die Eingabe eines neuen Passwortes nötig. Wir sehen dieses Passwort nicht und können es nur löschen, wenn es vergessen wurde.

Derzeit ist für alle Mitarbeiter nur 1 Auftrag für die Zeitbuchungen angelegt; mit dem neuen Programm werden dann wie bisher Aufträge erstellt werden, die auf den tatsächlichen Kunden ausgestellt sind.

Der Zugang zu den Auftragsbuchungen ist unter https://zsw.finkzeit.at/mobile?lic=pirker_wien für die Techniker möglich.

Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich wie bisher. Bitte so gut wie möglich stempeln. Wir können im Büro zwar Buchungen korrigieren, aber je weniger Fehler passieren desto weniger Aufwand und Ärger - danke.

Für die Mitarbeiter Büro sind Personalzeitbuchungen möglich, Login wie vor und die Buchungen sind auch am PC möglich unter https://zsw.finkzeit.at/webterm?lic=pirker_wien.

Folgende Konventionen haben wir definiert:

  • Arbeitsbeginn ist um 07:30; alle Stempelungen davor werden mit 07:30 gestempelt. Sind angeordnete Arbeiten vor 07:30 notwendig, bitte im Büro Bescheid sagen, damit die Buchung händisch korrigiert wird.

  • Arbeitsende ist MO-DO um 16:30 bzw. FR 12:00 definiert - sonst wie oben.

  • Zeitbuchungen werden mit einem Zeitfenster von 5 Minuten versehen, dh. alle Buchungen in diesem Zeitfenster werden mit der selben Zeit gebucht; so werden Fehlbuchungen, etc. immer auf die gleiche Zeit gesetzt oder Buchungen um 07:31 werden auf 07:30 gesetzt.

  • Lt. Arbeitszeitgesetz muss nach spätestens 6 Stunden Arbeit eine Pause in der Länge von 30 min. gehalten werden; diese Vorschrift wird von Kontrolleuren der Sozialversicherung und des Finanzamtes kontrolliert (Strafe und Nachzahlung ist die Konsequenz). Daher ist diese Pause aktiv zu stempeln. Wird die Stempelung einer Pause vergessen wird vom System automatisch nach 6 Stunden eine Pause von 1/2 Stunde gebucht - die Arbeitszeit wird danach automatisch fortgesetzt.

  • Lt. Kollektivvertrag gibt es 1,5 Mehrstunden pro Woche, die ohne Zuschläge geleistet werden; diese werden automatisch miterfasst und am Ende der Woche aufsummiert und berücksichtigt.

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Erstellt MP am 14.3.2020 zuletzt geändert MP am 23.03.2020

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